Palvelunkäyttäjä- ja henkilöstöhallinnan rekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 24.5.2018

1 Rekisterinpitäjä

Eezy Osk (jäljempänä ”Eezy”)
y-tunnus: 2197002-2
Osoite: Hämeentie 3, 5. kerros, 00530 HELSINKI
Puhelin: 09 4247 5630

2 Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Järjestelmävastaava, Liulia Otto
c/o Eezy Osk
Puhelin: 09 4247 5644
Sähköposti: otto.liulia@eezy.fi

3 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee palvelun käyttäjien sekäpalveluun rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja.

Rekisteröityjen ryhmä koostuu palvelun käyttäjistä, jotka ovat rekisteröityneet palveluun itse tai jotka on rekisteröinyt mahdollinen kolmas osapuoli, kuitenkin aina rekisteröidyn henkilön suostumuksella.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

  • Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus sekä henkilötunnus
  • Muut palkanmaksun kannalta oleelliset tiedot mm.
    • tieto palkanmaksutilistä
    • ammattitieto
    • pätevyystiedot tietyillä aloilla (esim. sähkötyöt)
    • työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa verotustiedot ja matkaerittelyt esim. kilometrikorvauksista)
    • tieto mahdollisesta yrittäjän eläkevakuutuksesta
    • tieto mahdollisista palkanmaksua koskevista viranomaismääräyksistä, kuten ulosotosta
  • Kuvat (logo laskulle ja profiilikuva, jos käyttäjä niitä itse lisää)
  • Tieto mahdollisesta suosittelijasta
  • Jobit.fi-palvelun yhteydessä lisäksi (sitä käytettäessä ja palvelun käyttäjän näitä tietoja lisätessä)
    • puhelinnumero
    • sähköpostiosoite
    • www-osoite
    • maakunta
    • kaupunki
    • kuva
    • toimialatiedot
  • Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot

5 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta tai viranomaisilta (esim. asiakastieto). Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työn laskutuksen ja palkanmaksun prosessien sekä niihin liittyvien asioiden hoitamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa palvelun käyttäjiä rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota palvelun käyttäjille palvelun käyttöön ja itsensätyöllistämiseen liittyviä etuja ja tietoa. Käyttäjällä on oikeus kieltäytyä viestinnän vastaanottamisesta klikkaamalla uutiskirjeessä olevaa peruutuslinkkiä tai olemalla yhteydessä Eezyn neuvontaan.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn palvelun käytön perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän laskutukseen ja palkanmaksun hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö, kuten vero-, ulosotto- ja tilastolainsäädäntö.

7 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle ja KELA:lle sekä muille tahoille, jotka liittyvät työsuhdetta koskevien asioiden hoitamiseen, kuten eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, ammattiliitoille ja työterveyshuoltopalveluita tarjoavalle taholle.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Uutiskirjeiden lähettämiseksi siirretään lisäksi asiakkaan sähköpostiosoite ja nimi erilliseen asiakasrekisteriin, jonka tekninen ylläpitäjä on The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp. Tässä yhteydessä tietoa siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle. The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp on Privacy Shield -sertifioitu palveluntarjoaja, joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta allekirjoittamalla Privacy Shield -sopimuksen.

8 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

9 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa www.eezy.fi. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee palvelun käyttäjiä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.